La pinzatura dei documenti è una procedura comune nell'ambiente d'ufficio e d'ufficio. Nonostante sembri semplice, esistono regolamenti speciali che determinano le regole per la cucitura dei documenti e la loro esecuzione. E queste regole dovrebbero essere conosciute in modo che i documenti inviati alla gara o all'archivio non vengano restituiti per ulteriori elaborazioni e modifiche.
Istruzioni
Passo 1
Per garantire la sicurezza dei documenti dopo il lampeggio, nonché per garantire che siano archiviati nell'ordine corretto, tutti i fogli, tranne l'inventario, devono essere numerati. I documenti sono archiviati in ordine cronologico o alfabetico. Le buste con fogli nidificati vengono numerate prima dei fogli nidificati. I fogli bianchi sono esclusi dalla custodia e distrutti senza numerazione.
Passo 2
Numera i fogli del caso con una matita semplice dall'alto verso il basso, lasciando i numeri nell'angolo in alto a destra di ogni foglio, senza intaccare il testo. Numera foto e grafica sul retro nell'angolo in alto a sinistra.
Passaggio 3
Se i documenti contengono mappe incollate da più fogli, numerarle come un unico foglio, indicando il numero di fogli nell'incollaggio. Alla fine della numerazione, scrivi una lettera di certificazione su un foglio separato. Indicare in esso il numero di fogli e le caratteristiche dei singoli documenti, nonché la loro condizione fisica.
Passaggio 4
Inoltre, deve essere redatto un inventario per la serie di documenti archiviati. Non numerare i fogli di inventario. Nell'inventario, scrivi il nome del documento, inserisci la data dell'inventario, un'annotazione che determina lo scopo dell'insieme di documenti ed elenca anche tutti i documenti, tenendo conto del numero di fogli. Alla fine dell'inventario inserire nome, cognome e patronimico dell'originatore.
Passaggio 5
La dimensione della copertina di ogni custodia deve essere di 229x324 mm. Sul primo e sull'ultimo foglio della custodia, incollare strisce di cartoncino sottile prima di cucire. Una corda viene fatta passare attraverso queste strisce. Usa la colla ai silicati per completare il caso.
Passaggio 6
Sul bordo sinistro dei margini, senza toccare il campo di testo, praticare tre fori con un punteruolo o un perforatore simmetricamente lungo l'intera altezza del foglio, a una distanza di 3 cm l'uno dall'altro. Per cucire, usa filo da cucito o spago da banco e un ago da cucito.
Passaggio 7
Cuci il documento due volte per assicurarti che il kit sia resistente. Tirare le estremità del filo dal foro centrale sul retro dell'ultimo foglio e annodarle. Attaccare un adesivo sulla custodia con un'iscrizione rassicurante, sigillarlo e chiudere l'assieme.
Passaggio 8
Lasciare libere le estremità dei fili. L'etichetta di certificazione deve riportare una firma chiara e leggibile del responsabile e il sigillo dell'organizzazione.
