Diverse cose sono importanti per le videoconferenze. È necessario configurare correttamente l'attrezzatura. È anche importante organizzare bene tutto, assicurandosi che tutti gli altri partecipanti alla conferenza stiano bene con audio e video.
Istruzioni
Passo 1
Inizia a prepararti per una videoconferenza seria non più tardi di 24 ore prima. Controlla l'hardware, funziona tutto? Per fare ciò, effettua una videochiamata di prova. Non dovresti rimandare il test dell'attrezzatura fino alla sera; è meglio farlo al mattino. Se scopri improvvisamente dei problemi, entro un giorno sarai in grado di affrontarli: contatta i tecnici e istruiscili per risolvere il problema.
Passo 2
Prepara la tua sala riunioni. Installa la telecamera in modo che nessuna luce diretta la colpisca. Controlla la qualità dell'immagine. È meglio tenere una conferenza sotto illuminazione artificiale, poiché l'intensità della luce del giorno che entra dalle finestre dipende fortemente dalle condizioni meteorologiche. Accendendo le luci, puoi impostare la videocamera per accenderla il giorno successivo senza preoccuparti.
Passaggio 3
Collega un microfono e assicurati che ci sia un suono e un suono sufficientemente buono. Potrebbe essere necessario regolare l'equalizzazione del microfono per ridurre sibili o fischi. Fatelo in anticipo, non rimandatelo al giorno della conferenza. Assicurati che tutto funzioni. Regola il volume del microfono in modo da poter parlare con calma senza alzare la voce e tutti possono sentirti perfettamente.
Passaggio 4
Assicurati di invitare un tecnico a una videoconferenza per ogni evenienza. Se, tuttavia, qualcosa fallisce (dopotutto, tutto può succedere), aiuterà a risolvere rapidamente il problema. La causa più comune di interruzioni e problemi nelle videoconferenze sono proprio tutti i tipi di problemi tecnici.
Passaggio 5
Ricontrollare tutte le apparecchiature pochi minuti prima dell'inizio della conferenza. Potrebbe essere necessario chiamare i partecipanti in anticipo per assicurarsi che anche loro stiano bene.
Passaggio 6
Rispetta l'etichetta della videoconferenza. Il primo passo è presentare tutte le persone coinvolte. Se la conferenza è multi-thread, nominare un presidente in ciascun gruppo per dare la parola ai relatori, controllando il processo in modo che tutti non provino a parlare contemporaneamente.
Passaggio 7
Ricorda che tu, in qualità di relatore della conferenza, sei sotto i riflettori. Non ci sono persone intorno a te nella sala riunioni, ma c'è una telecamera, quindi osserva il tuo comportamento e i tuoi gesti. Se desideri disattivare l'audio per ridurre il rumore, avvisa le altre parti. Se c'è qualche problema con la connessione, mantieni la calma e sorridi. Non essere nervoso.
