Lo scopo principale dell'evento è fornire informazioni ai partecipanti o acquisire una certa esperienza dai partecipanti. Un evento ideale è come un orologio: tutto procede in una sequenza rigorosa, le azioni degli organizzatori sono coordinate e non stonano tra loro. Questo è il risultato della pianificazione e della preparazione, che di solito richiedono diversi mesi.
È necessario
- - un organico di almeno cinque dipendenti
- - budget per l'evento
Istruzioni
Passo 1
Prima di tutto, definisci lo scopo e il tema dell'evento. Sulla base di ciò, verrà costruito l'intero ulteriore schema dell'evento. Lo scopo dell'evento determina l'approccio di marketing e il pubblico di destinazione a cui è dedicato l'evento.
Passo 2
Decidi un luogo per l'evento. Il luogo dovrebbe dipendere sia dallo scopo dell'evento che dal numero di partecipanti, nonché dallo scenario previsto dell'evento. È importante prendersi cura del servizio degli ospiti. Considera diverse opzioni e scegli il rapporto qualità-prezzo più ottimale.
Passaggio 3
Promuove attivamente l'evento. La campagna pubblicitaria dovrebbe iniziare un mese e mezzo prima dell'inizio dell'evento e terminare un mese prima. Parallelamente, è ragionevole la procedura delle "chiamate a freddo" per invitare gli ospiti a un evento. Tutte le operazioni per la formazione degli elenchi dei partecipanti devono essere completate al massimo una settimana prima dell'evento.
Passaggio 4
Usa l'aiuto di sponsor o dignitari. Ciò non solo rafforzerà le tue connessioni commerciali, ma darà anche un certo status al tuo evento. Dedica del tempo a queste persone per parlare, preferibilmente all'inizio dell'evento.
Passaggio 5
Distribuire le responsabilità tra il personale coinvolto nel coordinamento dell'attività. Tutti dovrebbero conoscere chiaramente la propria cerchia di responsabilità e gli eventi che dovrebbero controllare. Non dovrebbero esserci punti bianchi, tutti dovrebbero avere le loro istruzioni in forma stampata e conoscerle a memoria.
Passaggio 6
Il giorno prima del seminario è necessario rieducare il personale che svolge attività di coordinamento all'evento. Il giorno dell'evento, tutti i coordinatori devono presentarsi almeno un'ora prima dell'inizio dell'evento.
